Bransch · Senast uppdaterad: september 2026
Arbetsordersystem för fastighetsservice
Felanmälningar, ronder och historik per fastighet.
Kort svar
Fastighetsservice: det viktigaste är löpande skötselavtal som genererar uppdrag automatiskt, felanmälningar som blir order med tydlig prioritet, historik per fastighet och per objekt.
System som enligt sina egna uppgifter passar flödet: Fixra, Workcloud, Visma Spiris. Se motiveringen nedan och jämför med källänk till varje leverantör.
Branschens behov
Fastighetsservice är en blandning av planerat och akut. Skötselavtalet ger en grundplanering, men dagen styrs ofta av felanmälningar som kommer in löpande och behöver prioriteras och bemannas.
Historiken per adress är ovanligt viktig. Samma fastighet besöks många gånger av olika personer, och det som gjordes senast avgör ofta vad som ska göras nu.
Kundportal och kommunikation
Förvaltare och föreningar vill kunna se status utan att ringa. En kundportal eller en tydlig återrapportering per order minskar mängden samtal till kontoret betydligt.
Branschens behov
- Löpande skötselavtal som genererar uppdrag automatiskt.
- Felanmälningar som blir order med tydlig prioritet.
- Historik per fastighet och per objekt.
- Nyckel- och passerhantering.
- Rondering med checklistor och bilder.
- Fakturaunderlag mot förvaltare och bostadsrättsföreningar.
Typiskt arbetsflöde steg för steg
- 01Förvaltningsavtal registreras med objekt, ronder och ansvarsområden.
- 02Återkommande ronder och tillsyn läggs ut automatiskt.
- 03Felanmälningar kommer in via telefon, mejl eller kundportal och blir order.
- 04Teknikern utför, fotar och rapporterar tid och material.
- 05Avvikelser skapar nya order eller offerter.
- 06Löpande avtal och tilläggsarbeten faktureras var för sig.
Vanliga problem med papper och Excel
- Felanmälningar försvinner i mejlkorgen.
- Ingen historik per fastighet när en ny tekniker tar över.
- Tilläggsarbeten blandas ihop med det som ingår i avtalet.
- Nycklar och taggar är svåra att spåra.
Funktioner som är kritiska för fastighetsservice
| Funktion | Varför |
|---|---|
| Historik per objekt | Samma fastigheter besöks år efter år |
| Nyckelhantering | Många nycklar och passerbrickor |
| Skilja avtal och tillägg | Annars tappas intäkter |
| Kundportal | Förvaltare vill se status själva |
Tips för införandet
- Lägg upp fastigheter och objekt innan kunderna.
- Definiera vad som ingår i avtalet så att tillägg syns tydligt.
- Inför felanmälan via ett och samma flöde.
- Märk nycklar med id som finns i systemet.
Om vår jämförelse
arbetsordersystem.ai drivs av teamet bakom Fixra. Vi har ett eget system i listan – därför redovisar vi hur vi jämför, länkar till varje leverantörs egen sida och uppdaterar fakta löpande. Läs mer om oss.
Vilka system passar fastighetsservice?
Fixra
Återkommande uppdrag, kundportal, kvalitetskontroll och nyckelhantering, med app för personalen.
Pris: 299 kr/aktiv anställd/mån (min 5)
Uppgifter enligt leverantörens webbplats, kontrollerat september 2026
Workcloud
Affärssystem för bland annat fastighetsförvaltning med arbetsorder, checklistor, filer och resursbokning.
Pris: Pris ej offentligt – offert/demo
Uppgifter enligt leverantörens webbplats, kontrollerat september 2026
Visma Spiris
Molnbaserad orderhantering med app med checklistor och karta samt resursplanering.
Pris: Från 269 kr/mån + licens 49–269 kr/mån
Uppgifter enligt leverantörens webbplats, kontrollerat september 2026
Därför passar systemen – fakta i detalj
Allt nedan är hämtat från leverantörernas egna webbplatser. Vi har inte lagt till egna bedömningar av kvalitet.
Fixra
Fixra är ett arbetsordersystem för städ, fastighetsskötsel, bygg, el och VVS. Systemet samlar arbetsorder, avtals- och schemaautomation för återkommande uppdrag, mobilapp för personalen, tidrapport med attest och fakturaunderlag med RUT och ROT.
Utöver själva arbetsordern finns kundportal, kvalitetskontroll och nyckelhantering, vilket är funktioner som ofta efterfrågas av bolag med löpande serviceavtal snarare än enstaka projekt.
Passar: Servicebolag med återkommande uppdrag: städföretag, fastighetsservice och hantverkare som fakturerar med RUT eller ROT.
Funktioner enligt leverantören
- Arbetsorder
- Avtals- och schemaautomation för återkommande uppdrag
- Mobilapp för personal ("Mina pass")
- Tidrapport med attest
- Fakturaunderlag med RUT och ROT
- Kundportal
- Kvalitetskontroll
- Nyckelhantering
Passar bra om…
- Ni har återkommande uppdrag på schema och avtal snarare än enskilda projekt.
- Ni fakturerar privatkunder med RUT eller ROT.
- Ni vill ha kundportal, kvalitetskontroll och nyckelhantering i samma system.
- Ni bokför i Fortnox.
Tänk på
- Priset är per aktiv anställd och förutsätter minst 5 anställda.
- Visma och andra ekonomisystem nås via export/Zapier, inte som direktintegration.
- Vi som driver arbetsordersystem.ai står bakom Fixra – läs hur vi jämför på sidan Om oss.
Integrationer: Fortnox (direktintegration), Export till Visma m.fl. via Zapier. Pris: 299 kr per aktiv anställd och månad, minst 5 anställda. Provperiod: Gratis provperiod: ja.
Workcloud
Workcloud från Bluescreen AB är ett affärssystem med CRM för service, bygg, el, VVS och fastighetsförvaltning. Arbetsordern kan innehålla checklistor, filer och tid.
Systemet har resursbokning, tidrapport, fakturaunderlag, app för iOS och Android samt EDI.
Passar: Företag som vill ha arbetsorder, CRM och affärssystem i samma plattform.
Funktioner enligt leverantören
- Arbetsorder med checklistor, filer och tid
- Resursbokning
- Tidrapport
- Fakturaunderlag
- App för iOS och Android
- EDI
Passar bra om…
- Ni vill ha kundvård och arbetsorder i samma system.
- Ni behöver EDI mot grossist.
- Ni vill kunna bifoga filer och checklistor på ordern.
Tänk på
- Priset är inte publicerat – begär offert.
- Ett affärssystem är bredare än ett renodlat arbetsordersystem, vilket kan innebära längre införande.
Integrationer: EDI mot grossist. Pris: Pris ej offentligt – offert/demo Provperiod: Uppgift saknas på leverantörens sida.
Visma Spiris
Visma Spiris är en molnbaserad plattform som riktar sig till alla branscher med tydligt fokus på bygg och ÄTA. Orderhanteringen omfattar arbetsorder, tidrapport med övertid, utlägg och körjournal samt en app med checklistor och karta.
Fakturering sker löpande eller till fastpris, och kunden kan signera digitalt. Resursplanering ingår.
Passar: Företag som vill ha arbetsorder, tid och projektplanering i en ekonomiplattform.
Funktioner enligt leverantören
- Arbetsorder
- Tidrapport med övertid, utlägg och körjournal
- App med checklistor och karta
- Löpande fakturering och fastprisfakturering
- Digital kundsignering
- Resursplanering
Passar bra om…
- Ni arbetar med ÄTA och behöver ordning på ändringar och tillägg.
- Ni vill ha körjournal och utlägg i samma tidrapport.
- Ni vill testa innan ni bestämmer er – 14 dagar gratis.
Tänk på
- Priset består av en modulavgift plus användarlicenser, räkna på totalen för hela teamet.
- Kontrollera hur RUT och ROT hanteras för er typ av fakturering.
Integrationer: Del av Vismas ekonomiplattform. Pris: "Tid" 269 kr/mån och "Tid & Projektplanering" 419 kr/mån. Användarlicenser 49–269 kr/mån. Provperiod: 14 dagar gratis.
Checklista innan ni bestämmer er
Använd listan som stöd när ni har kortat ner till två eller tre system. Kan ni inte bocka av en punkt, be leverantören visa just det innan ni skriver avtal – eller notera det som en risk ni medvetet accepterar.
- Vi har skrivit ner vårt flöde från beställning till faktura.
- Systemet anger vår bransch som fokus, eller vi har testat att det fungerar för våra ordertyper.
- Personal i fält har testat appen på sina egna telefoner.
- Kontoret har attesterat tid och skapat fakturaunderlag i testet.
- Kopplingen till bokföringen är testad eller demonstrerad.
- Vi vet vad det kostar per månad för hela vår styrka, inklusive tillägg.
- Vi vet bindningstid, uppsägning och hur vi får ut vår data.
- Vi har en plan för införandet: vem ansvarar och vad som startar först.
Testplan på en vecka
- Lägg upp fem riktiga kunder och era tre vanligaste ordertyper.
- Låt två utförare köra verkliga uppdrag i appen i två–tre dagar.
- Attestera tiden och skapa fakturaunderlag; testa exporten.
- Samla personal och kontor och gå igenom vad som fungerade och vad som saknades.
Testa Fixra gratis för din fastighetsservice
Fixra är byggt för återkommande uppdrag med schema, app för personalen, tidrapport med attest och fakturaunderlag med RUT/ROT. 299 kr per aktiv anställd och månad, minst 5 anställda.
Fixra är vår egen produkt. Vi redovisar hur vi jämför på Så jämför vi.
Vanliga frågor
Kan felanmälningar bli order automatiskt?
Det varierar mellan systemen. Fråga leverantören hur en inkommande felanmälan blir en order och hur prioritet sätts.
Hur viktig är historik per fastighet?
Mycket. Den avgör hur snabbt en ny medarbetare kan ta över ett objekt och hur väl återkommande fel kan följas upp.
Hur testar vi ett system innan vi bestämmer oss?
Använd provperiod, testkonto eller demo och kör en vecka med verkliga uppdrag. Låt personal i fält använda appen och testa att fakturaunderlaget blir rätt.
Vad behöver vi tänka på kring GDPR?
Systemet innehåller kunduppgifter och ofta uppgifter om personalen. Ta reda på var data lagras, vem som har åtkomst och teckna personuppgiftsbiträdesavtal. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har vägledning.
Kan boende göra felanmälan direkt?
Det beror på systemet. Fråga om kundportal eller formulär och hur ärendet blir en order.
Hur skiljer vi avtalsarbete från tilläggsarbete?
Använd olika ordertyper eller artiklar så att tilläggen hamnar som egna rader på fakturan.