Kort svar
Ladda ner arbetsordermallen som Word-dokument, eller använd knappen Skriv ut / spara som PDF för att få en PDF direkt från webbläsaren. Mallen är uppställd som ett formulär med beställare, adress, arbetsbeskrivning, material, tid och signatur.
Word passar om ni vill lägga in logga och egna fält. PDF passar om ni vill skriva ut ett block med tomma order eller skicka dem till personalen.
Word eller PDF – vilket ska ni välja?
Word
Word-filen går att redigera. Lägg till logga, organisationsnummer, egna villkor och branschspecifika fält, och spara som er egen mall.
PDF är låst och ser likadan ut överallt. Använd den för att skriva ut ett block order som personalen har med sig, eller för att mejla en tom order till en underleverantör.
Fälten i mallen
- Ordernummer och datum.
- Beställare och kontaktuppgifter.
- Adress och tillträde.
- Arbetsbeskrivning.
- Material med antal.
- Tid: datum, start, slut och summa.
- Kommentarer och avvikelser.
- Kundens signatur och namnförtydligande.
Tips för en bättre pappersorder
- Skriv arbetsbeskrivningen så att någon annan än du förstår den.
- Skriv upp tillägg direkt och låt kunden signera dem.
- Fota den ifyllda ordern direkt efter jobbet så att den inte försvinner.
- Lämna in ordern till kontoret samma dag.
- Numrera orderna så att ni ser om någon saknas.
Från pappersmall till digital order
Mallen är en bra start och en bra reserv. Men varje pappersorder måste skrivas av en gång till för att bli faktura. När det blir många order per vecka blir den dubbelregistreringen en egen arbetsuppgift.
Ett arbetsordersystem har samma fält, men ordern finns i mobilen, signaturen tas på skärmen och underlaget går direkt vidare. Vill ni fylla i en order digitalt redan nu kan ni använda vår arbetsordergenerator och spara resultatet som PDF.
Fälten i en utskrivbar arbetsorder
| Fält | Varför | Fylls i av |
|---|---|---|
| Ordernummer och datum | Unik referens för faktura och historik | Kontor |
| Beställare och fakturaadress | Vem som betalar | Kontor |
| Kontaktperson på plats | Ofta annan än beställaren | Kontor |
| Arbetsplatsens adress och tillträde | Nyckel, portkod, tider | Kontor |
| Arbetsbeskrivning | Vad som är beställt | Kontor |
| Utfört arbete | Vad som faktiskt gjordes | Utförare |
| Material | Artikel, antal, eventuellt pris | Utförare |
| Tid | Start, slut, total | Utförare |
| Tillägg | Arbete utöver beställningen, med kundens godkännande | Utförare + kund |
| Signatur | Kundens kvittens och datum | Kund |
Word, PDF eller generator – vad passar när?
| Format | Bäst för | Begränsning |
|---|---|---|
| Word (.doc) | Ni vill lägga in logga och egna fält | Lätt att formatering förstörs; ingen summering |
| PDF för utskrift | Fylla i för hand på plats | Måste skrivas in igen för fakturering |
| Arbetsorder-generator på sajten | Snabbt skapa en ifylld order och spara som PDF | Sparar ingen historik |
| Arbetsordersystem | Flera utförare, status, signatur i mobilen | Kräver att ni väljer och inför ett system |
Så anpassar du Word-mallen
- Öppna filen i Word och spara den direkt som Word-mall (.dotx) så att originalet inte skrivs över.
- Lägg in logga i sidhuvudet via Infoga → Bild och sätt bredden till högst en tredjedel av sidan.
- Byt fältrubriker till era egna begrepp, t.ex. ”Objekt” för fastighetsbolag eller ”Projekt” för bygg.
- Lägg till en rad för era villkor – t.ex. hur tillägg debiteras – längst ner.
- Använd tabeller för material och tid så att raderna håller formen vid utskrift.
- Skriv ut en provsida och kontrollera att det finns tillräckligt med skrivplats för handstil.
Från papper till fakturering utan dubbelarbete
Den stora nackdelen med en pappersorder är att allt måste skrivas in igen. Minska risken för fel genom att numrera blocken, samla in ordrarna varje dag – inte varje vecka – och låta en person ansvara för att varje utförd order blir fakturerad. Fota ordern med mobilen innan den lämnas in, så finns en kopia om originalet försvinner.
När ni märker att insamlingen tar mer tid än själva jobben är det dags att titta på digitala arbetsorder. Guiden om digital arbetsorder jämfört med papper går igenom skillnaderna.
Checklista före utskrift
- Ordernummer ifyllt eller förtryckt.
- Rätt fakturamottagare och referens.
- Tillträde och kontaktperson noterat.
- Tydlig beskrivning av beställt arbete.
- Rad för tillägg och kundens godkännande.
- Plats för signatur och datum.
Tre exempel på ifyllda arbetsorder
Fönsterputs hos privatperson
- Arbetsbeskrivning: puts av samtliga fönster in- och utsida, villa i ett plan.
- Utfört: alla fönster putsade, ett fönster i uterummet gick ej att öppna – noterat.
- Tid: start 09.00, slut 11.30.
- Material: inget debiterbart.
- Övrigt: kunden vill ha RUT – köparens uppgifter hanteras enligt ert RUT-flöde, inte på ordern som lämnas kvar.
VVS-service hos bostadsrättsförening
- Beställare: föreningen, fakturareferens enligt styrelsens anvisning.
- Kontakt på plats: boende i lägenhet 1203.
- Utfört: bytt packning i blandare, kontrollerat läckage – inget kvarstående.
- Material: packningssats, 1 st.
- Signatur: boende kvitterar att arbetet utförts.
Tillägg under målningsjobb
- Ursprunglig beställning: målning av vardagsrum.
- Tillägg: kunden ber även om målning av hall.
- Godkännande: kunden signerar tillägget innan arbetet påbörjas, med överenskommen debitering.
- Fakturering: tillägget redovisas som egen rad.
Så hanterar du pappersordrar på kontoret
- Ha en fast plats – en låda eller pärm – för inlämnade ordrar per dag.
- Sortera i tre högar: att fakturera, väntar på komplettering, klart.
- Stäm av veckovis att alla ordernummer i serien är fakturerade eller makulerade.
- Arkivera enligt de regler som gäller för ert räkenskapsmaterial – se Bokföringsnämnden eller Skatteverket.
Så anger systemen i jämförelsen: inriktning
Uppgifter enligt leverantörernas egna webbplatser, kontrollerat september 2026. Fixra är vårt eget system. Där en uppgift saknas har vi utelämnat systemet i stället för att gissa.
| System | Inriktning |
|---|---|
| Fixra | Arbetsordersystem för städ, fastighetsskötsel, bygg, el och VVS. |
| Bygglet | Projektverktyg för bygg, el, måleri och VVS. Del av SmartCraft. |
| Visma Spiris | Molnbaserad orderhantering med bygg- och ÄTA-fokus. |
| Mowin | Molnbaserat system för el, VVS, lås och larm med grossist-EDI. |
| Workcloud | Affärssystem och CRM för service, bygg, el, VVS och fastighetsförvaltning. |
| Trinax | Modulärt system för bygg, el, rivning, mark, måleri, ställning och VVS. |
| Seventime | Modulärt system med publika priser och 30 dagar gratis. |
| Hantverksdata | Affärssystemet Entré för el, VVS, bygg och måleri. |
| Fieldly | Projekt och arbetsorder för bygg, el, VVS, snickeri och måleri. |
| Tengella | Affärssystem för städ- och facilitybranschen. |
| Easoft | Affärssystem för bygg och hantverk med arbetsorder på kundkortet. |
| evolvit | IT-byrå som levererar Tickra och Contracting Works. |
Gratis mallar
Ladda ner mallen i det format ni föredrar. Utskriften nedan kan sparas som PDF via webbläsarens utskriftsdialog.
Vill ni fylla i en order digitalt? Använd arbetsordergeneratorn.
Arbetsorder
Mall · arbetsordersystem.ai
Ordernr
Datum
Beställare (namn / företag)
Telefon och e-post
Arbetsplats – adress
Kontaktperson på plats / portkod
Arbetsbeskrivning
Material (artikel / antal)
Datum
Start–stopp
Timmar / medarbetare
Kundens signatur
Namnförtydligande
Utförarens signatur
Namnförtydligande
Steg för steg
- 01
Välj format
Klicka på Ladda ner Word-mall, eller Skriv ut / spara som PDF.
- 02
Anpassa
I Word: lägg till logga och egna fält. För PDF: välj Spara som PDF i utskriftsdialogen.
- 03
Skriv ut ett block
Skriv ut så många som behövs och numrera dem.
- 04
Fyll i och signera
Fyll i ordern på plats och låt kunden signera när jobbet är klart.
Vanliga frågor
Hur sparar jag mallen som PDF?
Klicka på Skriv ut / spara som PDF och välj Spara som PDF som skrivare.
Öppnas Word-filen i Google Docs?
Ja, filen kan öppnas i Word, Google Docs och LibreOffice.
Kan jag lägga in min logga?
Ja, i Word-versionen.
Kostar mallen något?
Nej, den är gratis.
Kan jag fylla i mallen digitalt?
Ja, använd vår arbetsordergenerator och spara som PDF.
Är en signerad pappersorder giltig?
Den dokumenterar vad som utförts och godkänts. Vad som krävs juridiskt beror på avtalet med kunden.
Kan jag fylla i PDF-mallen digitalt?
PDF-varianten är gjord för utskrift. För digital ifyllnad, använd arbetsorder-generatorn på sajten och spara resultatet som PDF via webbläsarens utskriftsfunktion.
Kan jag lägga in vår logga?
Ja, i Word-versionen. Spara sedan som mall så att alla använder samma version.
Nästa steg: se alla system i vår jämförelse av arbetsordersystem eller gå tillbaka till guiden om arbetsordersystem.
Kom igång med digitala arbetsorder
Fixra samlar arbetsorder, schema, app, tidrapport med attest och fakturaunderlag med RUT/ROT. Passar särskilt servicebolag med återkommande uppdrag.
Fixra är vår egen produkt. Vi redovisar hur vi jämför på Så jämför vi.