Kort svar
Fakturaunderlaget är sammanställningen av attesterad tid, material och andra poster från en eller flera arbetsorder. Det förs över till ekonomisystemet där fakturan skapas och skickas.
Ett bra flöde gör att inget utfört arbete blir ofakturerat, att RUT eller ROT blir rätt och att kunden känner igen det som står på fakturan.
Vad underlaget ska innehålla
Från order till faktura
Rapportering
Tid och material rapporteras på ordern, helst på plats.
Attest
Arbetsledaren godkänner. Se guiden om attest av tid.
Sammanställning
Systemet samlar det attesterade till ett underlag, per order eller per period.
Överföring
Underlaget går till ekonomisystemet via integration eller export.
RUT och ROT på fakturan
Vid RUT och ROT drar ni av kundens skattereduktion på fakturan och begär resten från Skatteverket. Vilka tjänster som omfattas, vilka uppgifter som krävs och hur mycket som får dras av beskrivs av Skatteverket. Ett system med RUT/ROT-stöd hjälper till att få med rätt uppgifter från början. Fixra, Mowin, Hantverksdata och Tengella anger RUT/ROT-stöd.
Integration mot ekonomisystemet
Kontrollera vad som förs över: bara fakturan, eller även kunder, artiklar och betalstatus. Fixra anger direktintegration mot Fortnox och export till Visma med flera via Zapier. Mowin anger Fortnox, Spiris och Visma Administration, Fieldly bland annat Fortnox, Visma Administration, Hogia och Björn Lundén.
Vanliga fel
- Material som registrerats men inte attesterats och därför fallit bort.
- Tid på fel order eller fel kund.
- ÄTA som inte kommit med.
- RUT eller ROT med saknade uppgifter.
- Fakturor som skapas långt efter utfört arbete.
Fakturaunderlagets delar
| Del | Källa |
|---|---|
| Kund och referens | Ordern |
| Utfört arbete | Utförarens beskrivning |
| Tid | Attesterad tidrapport |
| Material | Registrerat på ordern |
| RUT/ROT | Uppgifter från bokningen |
| Tillägg | Godkända ÄTA |
Veckorutin för att inget blir ofakturerat
- Lista utförda men ofakturerade order.
- Kontrollera att tid är attesterad.
- Skapa fakturaunderlag.
- Exportera till bokföringen.
- Följ upp order som väntar på komplettering.
Så anger systemen i jämförelsen: rut/rot
Uppgifter enligt leverantörernas egna webbplatser, kontrollerat september 2026. Fixra är vårt eget system. Där en uppgift saknas har vi utelämnat systemet i stället för att gissa.
| System | RUT/ROT |
|---|---|
| Fixra | Ja |
| Bygglet | Uppgift saknas på leverantörens sida |
| Visma Spiris | Uppgift saknas på leverantörens sida |
| Mowin | Ja |
| Workcloud | Uppgift saknas på leverantörens sida |
| Trinax | Uppgift saknas på leverantörens sida |
| Seventime | Uppgift saknas på leverantörens prissida |
| Hantverksdata | Ja, inbyggt |
| Fieldly | Uppgift saknas på leverantörens sida |
| Tengella | Ja |
| Easoft | Uppgift saknas på leverantörens sida |
| evolvit | Uppgift saknas på leverantörens sida |
Källor
Regler beskrivs generellt. Kontrollera alltid aktuella villkor hos myndigheten.
Steg för steg
- 01
Rapportera på plats
Tid och material registreras på ordern när arbetet görs.
- 02
Attestera
Arbetsledaren godkänner tid och material.
- 03
Skapa underlag
Systemet sammanställer attesterade poster per order eller period.
- 04
Kontrollera RUT/ROT
Säkerställ att nödvändiga uppgifter finns enligt Skatteverkets regler.
- 05
För över och fakturera
Underlaget går till ekonomisystemet där fakturan skapas.
Vanliga frågor
Vad är ett fakturaunderlag?
En sammanställning av tid, material och poster som ska faktureras.
Skapas fakturan i arbetsordersystemet?
Ibland, men ofta skapas den i ekonomisystemet efter överföring.
Kan flera order bli en faktura?
I många system kan order samlas per kund eller period.
Hur hanteras RUT och ROT?
System med stöd lägger in uppgifterna. Villkoren beskrivs av Skatteverket.
Vad händer med material som saknar pris?
Det bör fångas i attesten innan underlaget skapas.
Hur snabbt bör vi fakturera?
Så snart arbetet är klart och attesterat, enligt era betalningsvillkor.
Kan fakturaunderlaget gå direkt till Fortnox?
Flera system har Fortnox-koppling – se guiden om arbetsordersystem och Fortnox.
Hur ofta ska vi fakturera?
Så nära utförandet som möjligt. Rutinen avgörs av era kunder och avtal.
Nästa steg: se alla system i vår jämförelse av arbetsordersystem eller gå tillbaka till guiden om arbetsordersystem.
Kom igång med digitala arbetsorder
Fixra samlar arbetsorder, schema, app, tidrapport med attest och fakturaunderlag med RUT/ROT. Passar särskilt servicebolag med återkommande uppdrag.
Fixra är vår egen produkt. Vi redovisar hur vi jämför på Så jämför vi.