Kort svar
Ett arbetsordersystem innehåller personuppgifter om kunder, kontaktpersoner och personal. Ert företag är normalt personuppgiftsansvarigt och leverantören personuppgiftsbiträde, vilket kräver ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Behandla bara de uppgifter ni behöver, begränsa åtkomst, bestäm hur länge uppgifterna sparas och var särskilt försiktiga med positionering och bilder. Vägledning finns hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
Vilka personuppgifter finns i systemet
Roller och avtal
Den som bestämmer varför och hur personuppgifterna behandlas är personuppgiftsansvarig – normalt ert företag. Leverantören av systemet behandlar uppgifterna för er räkning och är personuppgiftsbiträde. Mellan er ska det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal. Be leverantören om avtalet och läs vilka underbiträden som används och var data lagras.
Praktiska principer
Minimering
Samla bara in det ni behöver för uppdraget. Personnummer behövs till exempel bara när det krävs för RUT eller ROT.
Åtkomst
Ge behörighet efter roll. En utförare behöver se sina uppdrag, inte hela kundregistret.
Lagringstid
Bestäm hur länge uppgifter sparas. Bokföringsregler kan kräva att vissa underlag sparas under en viss tid – kontrollera vad som gäller.
Positionering
Spårning av personal eller fordon är integritetskänsligt. Ta reda på vad som gäller innan ni använder det, och informera personalen.
Bilder
Undvik att fota personer och privata saker som inte rör uppdraget.
Frågor till leverantören
- Kan vi få ert personuppgiftsbiträdesavtal?
- Var lagras data och vilka underbiträden används?
- Hur styrs behörigheter per roll?
- Kan uppgifter raderas eller gallras?
- Hur exporterar vi vår data om vi avslutar avtalet?
Personuppgifter som typiskt finns i systemet
| Kategori | Exempel |
|---|---|
| Kunder | Namn, adress, telefon, e-post |
| RUT/ROT | Uppgifter om köpare |
| Personal | Tid, schema, eventuellt position |
| Tillträde | Nyckel- och kodinformation |
Checklista inför avtal med leverantör
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har vägledning om dataskydd.
- Personuppgiftsbiträdesavtal.
- Var lagras data?
- Behörighetsstyrning.
- Radering och export.
- Loggning av åtkomst.
Så anger systemen i jämförelsen: inriktning
Uppgifter enligt leverantörernas egna webbplatser, kontrollerat september 2026. Fixra är vårt eget system. Där en uppgift saknas har vi utelämnat systemet i stället för att gissa.
| System | Inriktning |
|---|---|
| Fixra | Arbetsordersystem för städ, fastighetsskötsel, bygg, el och VVS. |
| Bygglet | Projektverktyg för bygg, el, måleri och VVS. Del av SmartCraft. |
| Visma Spiris | Molnbaserad orderhantering med bygg- och ÄTA-fokus. |
| Mowin | Molnbaserat system för el, VVS, lås och larm med grossist-EDI. |
| Workcloud | Affärssystem och CRM för service, bygg, el, VVS och fastighetsförvaltning. |
| Trinax | Modulärt system för bygg, el, rivning, mark, måleri, ställning och VVS. |
| Seventime | Modulärt system med publika priser och 30 dagar gratis. |
| Hantverksdata | Affärssystemet Entré för el, VVS, bygg och måleri. |
| Fieldly | Projekt och arbetsorder för bygg, el, VVS, snickeri och måleri. |
| Tengella | Affärssystem för städ- och facilitybranschen. |
| Easoft | Affärssystem för bygg och hantverk med arbetsorder på kundkortet. |
| evolvit | IT-byrå som levererar Tickra och Contracting Works. |
Källor
Regler beskrivs generellt. Kontrollera alltid aktuella villkor hos myndigheten.
Vanliga frågor
Är vi personuppgiftsansvariga?
Normalt ja, för de uppgifter ni behandlar om kunder och personal.
Behövs personuppgiftsbiträdesavtal?
Ja, när en leverantör behandlar personuppgifter för er räkning.
Får vi spara personnummer?
När det behövs för ett syfte, till exempel RUT eller ROT. Minimera och skydda uppgifterna.
Får vi positionera personal?
Det är integritetskänsligt. Se IMY:s vägledning innan ni använder det.
Hur länge får vi spara order?
Så länge det finns ett syfte. Bokföringsregler kan kräva viss lagringstid för underlag.
Var hittar jag mer information?
Hos Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.
Behöver vi personuppgiftsbiträdesavtal?
När leverantören behandlar personuppgifter för er räkning behövs normalt ett sådant avtal. Se IMY.
Får vi spåra personalens position?
Det kräver att dataskyddsreglerna följs och att personalen informeras. Se IMY.
Nästa steg: se alla system i vår jämförelse av arbetsordersystem eller gå tillbaka till guiden om arbetsordersystem.
Kom igång med digitala arbetsorder
Fixra samlar arbetsorder, schema, app, tidrapport med attest och fakturaunderlag med RUT/ROT. Passar särskilt servicebolag med återkommande uppdrag.
Fixra är vår egen produkt. Vi redovisar hur vi jämför på Så jämför vi.