Kort svar
Ett serviceavtal beskriver vad som ska göras, hur ofta och till vilket pris. I ett arbetsordersystem blir avtalet en regel som skapar order automatiskt enligt intervall, så att planeraren bara hanterar undantagen.
Viktiga funktioner är intervall, automatiska order, hantering av ändringar och helgdagar, fakturering per period och uppföljning av att alla besök utförts. Fixra anger avtals- och schemaautomation.
Vad avtalet ska innehålla
- Kund och plats eller objekt.
- Vad som ingår, gärna som checklista.
- Intervall: dagligen, veckovis, månadsvis eller säsong.
- Pris per besök eller per period.
- Avtalstid och uppsägning.
- Eventuell servicenivå, till exempel åtgärdstid vid fel.
Automatiska order
När avtalet finns i systemet skapas order för kommande period automatiskt. Utföraren ser dem i appen och planeraren ser dem i schemat.
Det viktiga är hur undantagen hanteras: ett besök som ska flyttas, en helgdag, en kund som vill hoppa över en vecka, eller en tillfällig extra insats.
Fakturering av avtal
Fast pris per period
Fakturan skapas per period oavsett antal besök. Enkelt för kunden, men kräver att avvikelser hanteras separat.
Pris per besök
Fakturan speglar faktiskt utförda besök. Kräver att varje besök rapporteras som klart.
Tilläggsarbeten
Extra arbete utöver avtalet bör bli egna order som faktureras separat.
Uppföljning
Följ upp att alla planerade besök faktiskt utförts. Missade besök är en av de vanligaste orsakerna till missnöjda avtalskunder. Kvalitetskontroll och avvikelser, som Fixra och Tengella nämner, hjälper till att hålla nivån.
Frekvenser och hur de ska hanteras
| Frekvens | Exempel | Tänk på |
|---|---|---|
| Varje vecka | Kontorsstäd, trappstäd | Helgdagar |
| Varannan vecka | Hemstäd | Jämna/udda veckor |
| Månad/kvartal | Fönsterputs, fastighetsrond | Säsong |
| År | Ventilationsservice, hiss | Historik per objekt |
När avtalet ändras
- Ändra avtalet – inte enskilda order.
- Kontrollera att framtida order uppdateras.
- Ange från vilket datum ändringen gäller.
- Uppdatera fakturering.
Så anger systemen i jämförelsen: schema och planering
Uppgifter enligt leverantörernas egna webbplatser, kontrollerat september 2026. Fixra är vårt eget system. Där en uppgift saknas har vi utelämnat systemet i stället för att gissa.
| System | Schema och planering |
|---|---|
| Fixra | Ja, schema- och avtalsautomation |
| Bygglet | Ja, projekt- och resursplanering |
| Visma Spiris | Ja, resursplanering |
| Mowin | Ja |
| Workcloud | Ja, resursbokning |
| Trinax | Ja, resursplanering som modul |
| Seventime | Uppgift saknas på leverantörens prissida |
| Hantverksdata | Ja |
| Fieldly | Ja |
| Tengella | Ja, i realtid |
| Easoft | Ja |
| evolvit | Uppgift saknas på leverantörens sida |
Steg för steg
- 01
Lägg in avtalet
Registrera kund, plats, innehåll, intervall och pris.
- 02
Generera order
Låt systemet skapa order för kommande period.
- 03
Hantera undantag
Flytta eller stryk enstaka besök utan att ändra avtalet.
- 04
Rapportera
Utföraren kvitterar varje besök i appen.
- 05
Fakturera och följ upp
Fakturera per period eller besök och kontrollera att inget missats.
Vanliga frågor
Kan systemet skapa order automatiskt?
System med avtalsstöd kan det. Fixra anger avtals- och schemaautomation.
Hur hanteras helgdagar?
Det varierar. Fråga hur systemet hanterar besök som infaller på helgdag.
Kan vi fakturera per månad?
Ofta ja, beroende på system.
Vad är SLA?
Avtalad servicenivå, till exempel åtgärdstid vid fel.
Hur följer vi upp missade besök?
Genom att jämföra planerade och utförda order per avtal.
Kan avtalet ha RUT?
Om tjänsten omfattas av RUT kan varje faktura hantera det. Villkoren beskrivs av Skatteverket.
Kan systemet skapa order automatiskt från avtal?
Fixra anger avtals- och schemaautomation för återkommande uppdrag.
Hur faktureras återkommande uppdrag?
Per period eller per utfört besök, beroende på avtal och system.
Nästa steg: se alla system i vår jämförelse av arbetsordersystem eller gå tillbaka till guiden om arbetsordersystem.
Kom igång med digitala arbetsorder
Fixra samlar arbetsorder, schema, app, tidrapport med attest och fakturaunderlag med RUT/ROT. Passar särskilt servicebolag med återkommande uppdrag.
Fixra är vår egen produkt. Vi redovisar hur vi jämför på Så jämför vi.